律师办案1：卷宗的建立与管理

什么是卷宗？

律师办案中形成的全部材料的汇总的一个集合体。

卷宗总要吗？

卷宗非常重要。

律师的卷宗管理代表的是正在办理的案件的情况。卷宗管理是一个动态的过程，其中体现着律师的业务管理能力、逻辑思维能力与办案质量和效率。所以，我们会在第一篇文章里，先来讨论卷宗建立和管理的问题。一个管理良好的案件卷宗，能够有效地展示案件的进度和在庭审中起到条分缕析的提示作用。

纸质卷宗是常见的卷宗形式。就目前的律师工作发展来看，电子卷宗也越来越重要。从另外一个方面，卷宗还能区分为单独办案的卷宗和团队协作的卷宗。两者的管理难度是不一样的。

一、纸质卷宗
  （一）建立纸质卷宗

1、工具     

有人会说，建立卷宗就是拿一个卷宗壳子装一堆案件材料就行了，不需要什么其他工具。

这是一个卷宗吗？是的，这是一个糟糕的卷宗。

建立一份纸质卷宗，必须要有很多的辅助工具的参与，包括：卷宗壳子、长尾夹子、曲别针、双面胶、标签纸。

其中，卷宗壳子是包裹卷宗材料的外包装，同时也是登载案件基本情况的载体。

其他的工具，都是用来对卷宗材料进行分类整理的。

2、辅助表格

这些辅助表格并不是办案的材料，但它们是卷宗的索引。

建立一份纸质卷宗，我们需要一份关于时间的表格，用来形成我们的工作时间线，安排每个时间的工作节点。

我们需要一份期限节点的表格，用来记录下来诉讼时效、诉讼费缴纳期限、举证期限、除斥期间、撤销权行使期限、答复期、承诺期限等各种具有法律效力的期限的起止时间，以及在该期限内我们能做什么的内容。

我们还需要一份关于律师工作内容的表格，上面应该将律师在本次服务中能够开展的各项工作，甚至每项工作的细分环节一一载明。并在工作时间线中逐一安排。

最后，我们还需要一份关于联系人的表格。在这份表格上，将客户、当事人、委托人、法院、仲裁机构、相对方联系方式、辅助机构联系方式等与本案有关的全部各方的联系方式、收件地址等信息详细记录下来。

有了这些表格，我们便知道了卷宗里应该加入哪些材料，会有哪些材料了。

3、建立卷宗

正式签署委托合同或者接受事务所的指派后，律师的代理工作正式启动。这时就需要建立卷宗了。最初的卷宗里面可能只有委托合同和一些少量的文书材料，但是随着工作的开展，卷宗会越来越厚。不要着急，总有分卷另册的时候。

（二）纸质卷宗的管理

卷宗的管理是一个动态的过程，伴随着案件的办理过程，随案件开始而开始，随案件结束归档而终结。

1、填写卷宗壳子

在卷宗壳子的封面上，将案件的基本信息一五一十地全部登记上去。

2、卷内材料分类

卷宗里面的材料，由下面这些类别的文书组成：

（1）辅助表格文书，如上所述的各项表格。

（2）委托合同与委托文件：包括委托合同、授权委托书、法定代表人身份证明、单位营业执照复印件、出庭函、律师证复印件等与建立委托关系有关的各类文件材料。

（3）律师的工作文书，包括两类：其一是律师起草的诉状、申请、意见等向法院、仲裁机构或者相对方提交或发送的推动案件进展的文书；其二是律师起草并签署的向客户和委托人提交的代理方案、进度报告、开庭报告、补充证据说明等文书。

（4）证据，包括：我方的证据和线索材料、通过法庭或仲裁机构调取的证据和材料、案件其他当事人提交的证据和材料。

（5）法院或仲裁机构的文书，包括：立案受理文书、传票、裁定等程序性的文件。

这些类别的材料，使用曲别针将同一种类或同一性质的材料归集到一起，再使用长尾夹做小汇总。做好类别标签，按照次序纳入卷宗。

    （三）、卷宗的动态管理

1、需要从卷宗里面送出去的材料，比如所函，都需要留存复印件。送出去之前，制作提交或者移送材料清单列表，记载清楚送出去的材料的名称、份数、类型、时间和去向，并将清单与全部被送出去的材料的复印件归集到一起。如果清单能够由接收方签字是最好的。

2、需要接受进入卷宗里面的材料，比如委托人提供的证据材料，法院送达的各种文书等。制作材料接收清单，详细列明材料的来源、时间和信息，与需要进入卷宗的材料归集到一起。送交材料的一方能够签字是最好的。

3、通过快递传递的材料：

对于寄出的材料，不论重要与否，都应当置备材料备份。并将纸质面单、电子订单或者机打面单粘贴在证据粘单上，并在粘单上登记上寄出的时间和内容摘要。对于寄出的快递，根据路程远近于24小时后至7日内，及时通过快递公司的平台查询签收情况，并将签收结果打印与面单、所邮寄的材料备份一同归集到一起。

对于收到的材料，则将快递面单与材料归集到一起，并注明清楚签收日期。

4、通过网络传递的材料

通过电子邮件发送的材料，发送前也应当制作清单列表，将所需要发送的全部材料整体打包压缩，上传至邮件，一并发送。并及时检查邮箱系统的投递情况。之后撰写情况说明，简要记述电子邮件的发出时间、发出邮箱、收件邮箱、发送材料等信息。

通过电子邮件收到的材料，应及时下载打印成纸质文件，并将邮件收件页面打印归集到一起。

通过微信等在线传送的材料，需要撰写情况说明，载明材料的去向和来源的基本情况。

5、对于材料上具有期限、时间、应办事项等信息的，应当另行登记到辅助表格和工作计划之中。

6、卷内的各项材料，按照材料类别和所办事项为基础进行分类，每一类材料按照时间先后顺序排序。比如诉讼保全的申请书、担保承诺、担保财产信息、被保全财产信息、保全裁定、保全结果告知书等都归集到一起，按照申请诉讼保全、保全受理、保全缴费、保全裁定、保全结果告知的顺序依次排列材料。

7、每一大类的材料通过长尾夹进行区分，并在材料的最面上使用标签纸注明类别，便于取用。每一次使用卷宗进出材料或者开庭展示的，都按照相应的分类和标签进行检索和分类。使用完成后，又按照卷宗管理的要求，整理回原来的位置。

8、每一个完整的程序阶段完成需要进入下一个阶段的，比如一审、二审，则另立新卷作为分册。

       二、电子卷宗

有了纸质卷宗了，再建立电子卷宗不是进一步增加工作量吗？

其实不然，电子卷宗与纸质卷宗相互之间互为补充。当前电子证据越来越多地成为了案件材料的重要组成部分。受限于技术与展现形式的限制，很多电子证据难以通过纸质的方式直接展示。比如，录音录像类证据、系统数据类证据等无法直接通过纸质的方式完整地呈现。另一方面，电子卷宗电子卷宗比纸质卷宗携带更加方便，仅需要一个U盘之类的工具即可。并且，配合上小巧的移动电脑和无线网络，可以随时随地地为客户处理事务，并将处理过程和结果归集到卷宗之内，而无需再多次来回往返签字盖章。电子卷宗的建立和管理在很大程度上可以比照纸质卷宗的管理方式，但是也有一些特别之处：

1、建立电子卷宗通过两条线索，其一是时间线索，这是主要的线索；其二是事件线索，这是辅助线索。这一点与纸质卷宗的建立线索正好相反。

2、当案件启动时，以启动时间为线索，建立本案的总文件夹。命名的方式为“时间+案件名称”，如“20200910XXXXX买卖合同纠纷案”。总文件夹相当于卷宗壳子。

3、卷内文件夹也都按照“时间+工作/事件”的方式命名，如“20200910委托合同及委托手续”。并将全部纸质材料扫描或拍照分别归类到相应文件夹中。

4、定期将同一事件下的多个不同时间的文件夹归集到一起。归集时将整个文件夹移动到归集文件夹之中，不破坏文件夹。而不是将文件夹中的内容归集到一起。

5、电子证据直接保存到电子卷宗之中。

6、律师工作的全部文书的起草定稿的过程，都全部保留在电子卷宗之中。比如代理意见的草稿、修改稿、定稿等。代理意见定稿打印后，再将签字版本扫描存入电子卷宗之中。这样，能够清晰地看到律师工作的进程与痕迹，有利于在之后的办案过程中，反溯当时的情况。

我们一直认为律师的工作档案应当包括纸质卷宗和电子卷宗，也常年坚持建立电子卷宗的工作方式。这种卷宗管理方式，有效地提高了我们的工作效率和案件质量，对之后的调查工作、庭前准备、庭审工作等，都有很好的基础准备的效果。

本篇介绍结束。

声明：

我们事务所一直谨慎且严格地遵守保密要求，并向全部当事人承诺不使用承办案件作为事务所及律师个人宣传之用。文章中引用的全部案例都来源于裁判文书网等公开渠道，并非我所代理的具体案件。

文章中的言论是作者个人的观点，不作为事务所的正式法律文书或者法律意见报告。如有类似情况希望参照处理的，请在律师的指导下比照参考。